Langage clair et legal design : de nouveaux outils pour les juristes

Nombre de juristes s’accordent à dire que les expressions latines, formules figées et autres termes obscurs n’ont plus leur place dans les contrats. Pour être utiles, ces derniers doivent avant tout être compris par les personnes dont ils énoncent les droits et obligations.

Deux précieux outils sont apparus pour améliorer la lisibilité des documents juridiques. Le langage clair, né il y a environ 50 ans, et le legal design, bien plus récent. Voyons de quoi il retourne.

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Au programme

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Qu’est-ce que le langage clair ?

Le mouvement en faveur du langage clair¹ (ou langage juridique clair) est né dans les années 1970 de l’idée que le droit n’était pas destiné aux avocat·es et aux magistrat·es, mais aux citoyen·nes ordinaires. En tant que tel, il devrait être écrit dans un langage que ces dernier·es comprendraient.²

Visant à améliorer l’accès à la justice, le langage clair a d’abord fait son apparition dans les contrats de consommation et les formulaires administratifs, puis dans la législation. Désormais, on le retrouve également dans des contrats de travail, des politiques de confidentialité et même des décisions judiciaires³.

Au fil des années, les gouvernements à travers le monde ont promulgué des lois pour le rendre obligatoire dans certains contextes. Par exemple, aux États-Unis, la loi de 2010 sur le langage clair⁴ s’applique aux agences fédérales, tandis que la loi de l’État de Pennsylvanie sur les contrats de consommation en langage clair⁵ s’applique aux sociétés.

Il ne faut pas confondre le langage clair avec le français facile à lire et à comprendre⁶ (FALC). Ce dernier est un langage simplifié conçu pour les personnes qui ont des difficultés de compréhension, par exemple en raison d’un handicap intellectuel.

Principes du langage clair

Le langage clair, en anglais plain language ou plain English⁷, introduit des principes de rédaction visant à faciliter la lecture, la compréhension et la mémorisation d’un document. Voici dix principes majeurs du langage clair :

1. Pensez à votre lectorat et à ses besoins.
2. Fixez-vous un objectif pour chaque texte.
3. Organisez votre document de manière à servir votre objectif.
4. Définissez une structure logique grâce à des titres et sous-titres.
5. Visez la précision, la clarté et la concision.
6. Privilégiez les phrases courtes, mais faites varier la longueur des phrases.
7. Privilégiez la voix active, les verbes d’action et une syntaxe simple.
8. Adressez-vous directement à votre lectorat en le vouvoyant (ou tutoyant) lorsque cela est pertinent. Il s’agit d’ailleurs d’une technique d’écriture inclusive.
9. Évitez les mots de plus de trois ou quatre syllabes, les mots archaïques et le jargon.
10. Définissez les termes techniques et illustrez les notions complexes par des exemples.

Un texte en langage clair peut être plus long que sa version rédigée en jargon juridique, mais la longueur n’est pas un problème en soi. Un document engageant semble souvent plus court et se lit plus vite.

Cela dit, en matière de contrat, certain·es juristes accomplissent des prouesses. L’avocate britannique Sarah Fox, spécialisée dans le droit de la construction, propose ainsi des contrats de 500 mots⁸.

Le langage clair et les juristes

Les citoyen·nes du 21e siècle demandent toujours un droit écrit en langage simple et clair qui le rend facile à comprendre.⁹ Nombre de membres de la communauté juridique, y compris des magistrat·es¹⁰ et des avocat·es, préfèrent également le langage clair au jargon juridique, et à raison.

Bien qu’il demande un certain investissement initial pour prendre les bons réflexes, le langage clair simplifie le travail des juristes. Quand un client comprend les documents juridiques préparés par son avocate, il lui fait davantage confiance et peut les signer ou les transmettre plus sereinement. Les juristes qui se livrent à cet exercice pour donner une nouvelle jeunesse à leurs contrats constatent même une réduction des délais de signature.

Le langage clair est aussi bien accueilli par les magistrat·es, car il réduit l’effort mental et le temps de lecture dans un contexte de stress et de surcharge de travail¹¹. Certain·es juges l’utilisent à leur tour pour rédiger leurs décisions afin d’en faciliter la compréhension par les justiciables³.

Le langage clair et les entreprises

Et du côté des entreprises ? Comme l’indique Hey Plain Jane¹², « ce que de nombreuses sociétés considèrent comme un exercice de conformité est en fait un investissement dans la réussite de leur activité ». Rédiger des documents en pensant à leur lectorat permet d’améliorer la transparence, de nouer des relations de confiance et de réduire les risques de litige.

C’est pourquoi le Laboratoire d’innovation numérique de la CNIL voit dans le langage clair et le legal design des outils pour aider les organisations à respecter les exigences du Règlement général sur la protection des données (RGPD).¹³

Certains cabinets l’ont bien compris et proposent des services de rédaction ou de réécriture en langage clair qui deviennent une nouvelle source de revenus. Comme l’observe Christopher Balmford¹⁴, ceux-ci « voient la clarté de leurs écrits comme un trait distinctif qui leur donne un avantage sur les cabinets concurrents et qui profite à leur clientèle ».

Expertise et collaboration

D’après Marie Potel-Saville¹⁵, « l’approche du droit centrée sur l’utilisateur, et notamment le langage clair, exige l’intervention des juristes les plus talentueuses […] pour rendre cette complexité accessible — sans introduire de biais, sans supprimer la moindre information, sans modifier la portée juridique ».

Clair ou non, un document juridique n’existe pas en vase clos. Comme l’explique le Dr Rabeea Assy, le lectorat « doit prendre en compte un système complexe composé des lois, de la jurisprudence, des règles d’interprétation et du raisonnement juridique »². Cela demande un niveau de connaissance que seul·es des spécialistes peuvent apporter. Les documents juridiques en langage clair restent des documents juridiques : à ce titre, leur création et leur interprétation nécessitent l’avis d’expert·es.

Toutefois, les professionnelles de la communication ont un rôle à jouer. Certaines peuvent apporter un point de vue original, fournir de précieuses informations exploitables sur le comportement du lectorat et mettre le doigt sur les problèmes liés à la structure ou au langage d’un document. Avec le temps, elles peuvent même en arriver à rédiger elles-mêmes ces documents avant de les faire relire par des juristes, comme le fait Liezl van Zyl de Hey Plain Jane.

Réécriture en langage clair

Mais à quoi ressemble concrètement un texte en langage clair ? Pour répondre à cette question, je vous propose de prendre un exemple, avec une clause de force majeure. Traduite depuis l’anglais, elle se compose d’une unique phrase de 81 mots (!) :

Nonobstant toute clause contraire, aucune partie ne sera responsable de tout retard ou manquement, dans l’exécution des obligations qui lui incombent en vertu du Contrat, causé par des événements ou circonstances qui échappent légitimement à son contrôle, et notamment tout acte de terrorisme, conflit de travail, catastrophe naturelle, guerre ou réglementation gouvernementale, sous réserve que la partie affectée par ces événements ou circonstances les notifie promptement à l’autre partie par écrit et prenne des mesures légitimes pour en limiter les effets.

Nous pourrions la rendre plus digeste en suivant les principes du langage clair :

Chaque partie est susceptible de faire face à des événements qui échappent légitimement à son contrôle. Ces événements incluent notamment :

• les actes de terrorisme,
• les catastrophes naturelles,
• les conflits de travail,
• l’évolution des réglementations gouvernementales et
• les guerres.

De tels événements peuvent empêcher une partie d’exécuter ses obligations prévues dans le Contrat ou entrainer un retard dans leur exécution. Si cela se produit, la partie affectée doit :

• en aviser l’autre partie par écrit dans les meilleurs délais et
• prendre des mesures légitimes pour limiter les effets de ces événements.

Si la partie affectée remplit ces deux obligations, elle n’est pas responsable du retard ou manquement. Et ce, même si une autre clause de ce Contrat indique le contraire.

Si vous voyez des choses à améliorer, c’est bon signe ! N’hésitez pas à faire un essai avec un texte juridique de votre choix avant de passer à la suite. Car comme nous allons le voir, l’apport du legal design nous permet d’aller plus loin pour produire des documents adaptés à notre public.

Qu’est-ce que le legal design ?

Le legal design correspond à l’application de méthodes d’innovation (appelées « design thinking ») au domaine juridique.¹⁶ Loin de se limiter à l’ajout d’icônes et à la mise en page, c’est un processus global qui intègre l’approche du langage clair centrée sur les utilisateurs et utilisatrices.

Comme l’explique Sophie Lapisardi¹⁷, « le legal design permet de trouver des solutions à des situations insatisfaisantes du droit. Et elles ne manquent pas ! ». On peut s’en servir pour concevoir des documents, des services, des produits, et plus encore.

S’agissant des documents juridiques, le legal design améliore l’expérience du lectorat de deux manières. D’une part, il augmente son implication, lui donnant l’envie de lire et de comprendre ce qu’il lit. D’autre part, il limite les sentiments négatifs tels que la confusion ou le stress.

Le processus de legal design

Le processus de legal design peut faire collaborer des spécialistes aux compétences complémentaires avec des utilisateurs et utilisatrices (par exemple, par le biais d’entretiens ou de groupes de discussion). Il comporte souvent cinq étapes :

1. Comprendre le public cible, ses problèmes et ses besoins (l’empathie).
2. À partir de cette compréhension, définir un problème à résoudre.
3. Explorer différentes idées pour résoudre ce problème.
4. Concevoir plusieurs solutions à ce problème.
5. Faire tester une solution à des membres du public cible, puis leur demander leurs retours afin de l’améliorer. Répéter autant de fois que nécessaire.

Imaginons par exemple que les conditions d’utilisation d’une application ne soient pas comprises, retenues ou même lues. On pourrait organiser des groupes de discussion ou faire réaliser des tests à des membres du public cible afin d’identifier les obstacles à la compréhension, la mémorisation et même la lecture.

Pour un document juridique, l’étape 4 commence par l’architecture de l’information.¹⁸ Le contenu doit être organisé de façon logique (à l’aide de titres). Le lectorat doit pouvoir facilement naviguer dans le document et y effectuer des recherches. Bien sûr, ce document devrait être rédigé en langage clair. Les images ne viennent que dans un second temps, à l’appui du texte.

Aspects visuels du legal design

Comme l’expliquait Tessa Manuello lors d’un atelier¹⁸, les images jouent un rôle important dans la communication. Dans un contrat, elles permettent d’améliorer la rétention d’information de 60 % et d’accélérer les négociations de 50 %. Elles sont particulièrement utiles à un lectorat non natif.

Ainsi, Tessa Manuello¹⁸ recommandait d’utiliser :

• des icônes (légendées) pour attirer l’attention sur certaines sections
• des organigrammes pour faciliter la compréhension des processus
• des frises chronologiques pour représenter les séquences d’événements
• des cartes pour communiquer efficacement les informations spatiales
• des couleurs et polices choisies avec soin
• des bandes dessinées, des vidéos, et bien plus !

Pour voir comment les legal designers utilisent les visuels, consultez les portfolios de Juridy et de Stefania Passera. Si les bandes dessinées vous intriguent, découvrez les travaux de Creative Contracts et de Your-Comics.

Tout comme le texte, vous devriez tester vos images auprès du public cible pour vérifier qu’elles remplissent bien leur objectif. Les légendes sont indispensables, car une même icône n’évoquera pas forcément la même chose à l’ensemble du lectorat.

Dans un contexte multilingue, on retrouve les mêmes problématiques que dans la localisation de supports marketing ou de contenus web. Par exemple, vous devriez apporter un soin particulier au choix des couleurs, car une même couleur peut avoir une connotation positive dans une culture et une connotation négative dans une autre.

Langage clair et legal design

La frontière entre le langage clair et le legal design peut être floue. Comme l’expliquaient Elizabeth de Stadler et Liezl van Zyl lors d’une formation très instructive¹⁹, leurs principes sont entremêlés. Certaines personnes considèrent que le langage clair fait partie du legal design, tandis que d’autres y voient des synonymes.

L’important, comme le rappelait Liezl van Zyl, est de répondre à l’objectif de communication claire. Le langage clair ne comprend pas toujours un travail de design : on peut améliorer la clarté d’un support de communication sans repenser sa présentation. Mais si l’on ajoute des icônes et une mise en page conviviale à un document rempli de jargon juridique, sa complexité demeurera.

Comment s’y former ?

J’espère que cet article vous a donné un bon aperçu du langage clair et du legal design. Si vous voulez aller plus loin, vous trouverez ci-dessous quelques pistes de formation. N’hésitez pas à m’en recommander d’autres sur LinkedIn.

Formations en français

Si vous cherchez une formation en français, vous pouvez consulter le répertoire des formations en ligne de l’agence québécoise En Clair et les ateliers en ligne ou en présentiel proposés respectivement par les agences françaises Lexclair et Amurabi.

Le Legal Design Sprint est aussi un bon point de départ. Il s’agit d’une série d’ateliers organisés dans les plus grandes villes de France et dans la capitale belge. J’espère assister à une future édition, celle de Marseille ayant dû être annulée en 2023.

Pour rencontrer d’autres adeptes de legal design, vous pouvez également rejoindre la plateforme Ma Communauté Legal Design. Créée par l’agence D-CO-D et l’éditeur de la solution ILOH, elle propose des rendez-vous mensuels pour échanger, s’inspirer et se faire coacher. J’ai d’ailleurs eu le plaisir d’y co-animer une discussion sur le langage clair et les guides de style. Il est toutefois nécessaire d’avoir déjà suivi une formation en legal design pour l’intégrer.

Enfin, il existe désormais une formation certifiante en legal design, élaborée par l’EDHEC Augmented Law Institute et l’agence Juridy. Il s’agit d’une formation en ligne de 14 heures destinée aux juristes et avocat·es. Début 2024, le Law Institute by Qiiro proposera à son tour une formation de 50 heures avec son certificat legal design.

Formations en anglais

Cet article est une traduction partielle de mon retour sur « Legal Writing Hacks for Lawyers », une formation en ligne proposée par Elizabeth de Stadler et Liezl van Zyl de Hey Plain Jane avec l’Université du Cap. Si vous cherchez une introduction en anglais au langage clair et au legal design, je vous la recommande vivement !

Pour aller plus loin, la plateforme Legal Creatives fondée par Tessa Manuello propose une expérience immersive et collaborative ainsi que du coaching individuel. Elle organise aussi des événements, comme le Legal Creatives Impossible Summit de juin 2022 et l’atelier « Revamp Your Contracts with Visuals » d’août 2022 auxquels j’ai eu le plaisir d’assister.

En septembre 2024, le Simplification Centre et l’International Institute for Information Design (IIID) proposeront un cours en ligne, l’Information Design Summer School. Chaque semaine, vous pourrez participer à deux sessions de présentation et de discussion de trois heures chacune. Entre les sessions, vous regarderez des cours en vidéo et réaliserez des travaux pratiques.

Vous trouverez des pistes supplémentaires dans la Legal Design Database de Cassandre Tinebra et Élisa Betoulle, un annuaire réunissant des agences, associations, spécialistes et formations dans ce domaine.

Enfin, ne ratez pas les ressources préférées (livres, podcasts, outils…) d’Anna Posthumus Meyjes, fondatrice de l’agence Aclara, pour apprendre le legal design ou améliorer vos pratiques.